La gestione dei file RFID sta crescendo in popolarità tra le aziende grazie alla capacità di RFID di tracciare in modo accurato ed efficiente i documenti sul posto di lavoro. Inserendo etichette RFID su file e documenti e impostando l'infrastruttura RFID adeguata, è possibile localizzare con successo i file in pochi minuti, risparmiando tempo e denaro, riducendo lo stress e aumentando la professionalità.
1. Ridurre i costi di manodopera - (Risparmia denaro)
"Si stima che 38 ore lavorative (o quasi una settimana) a persona ogni anno vengano perse a causa della ricerca di oggetti fuori posto." - Brother International Corporation
Un modo ideale per rendere più efficiente una società è garantire che il tempo di ciascun dipendente sia utilizzato nel modo più produttivo e redditizio per l'azienda. Secondo il Costo del sondaggio sulla disorganizzazione, un'intera settimana per dipendente è sprecata a causa della ricerca di oggetti fuori posto sul posto di lavoro - tempo che l'azienda sta pagando. Il costo della perdita di tempo all'anno può variare da $ 276 per un dipendente con salario minimo fino a migliaia di dollari per un dipendente anziano.
Un sistema di gestione dei file ben documentato farà risparmiare ore di tempo prezioso ai dipendenti, il che si aggiunge ai profitti dell'azienda.
2. Aumentare l'organizzazione - (Ridurre lo stress)
"Nel rilevamento di 1.000 middle manager di grandi aziende negli Stati Uniti e nel Regno Unito, il 59% perde informazioni importanti quasi ogni giorno perché esiste all'interno dell'azienda ma non riesce a trovarlo" - Wall Street Journal
"I dirigenti sprecano sei settimane all'anno alla ricerca di documenti persi" - Fast Company Magazine
Sebbene siamo nel ventunesimo secolo e ci affidiamo sempre di più ai database elettronici, le scartoffie vecchio stile hanno ancora un posto nel mondo del lavoro. Che si tratti di documenti legali che richiedono firme, documenti contabili conservati in caso di audit, o prove di opere d'arte originali, documenti fisici e il deposito di tali documenti è ancora prevalente nella maggior parte (se non tutti) i luoghi di lavoro. Quando si è incaricati di mantenere i file importanti come, ad esempio, un atto per una casa, rimanere organizzati è la chiave per assicurarsi che nessun pezzo di carta sia perso.
Quando le aziende perdono documenti sensibili, può costare a quella società centinaia di dollari per la sostituzione, e questo è possibile se il file è addirittura sostituibile. Implementando un sistema RFID per gestire i file, le aziende possono tracciare efficacemente i documenti e ridurre lo stress causato dalla ricerca senza scopo di un file importante.
3. Professionalità - (Mantenere le apparenze)
"L'86% concorda sul fatto che avere un ambiente di lavoro disorganizzato non è professionale". - Brother International Corporation
Negli uffici legali e negli studi medici, non essere in grado di localizzare un file con un cliente in ufficio può essere un problema serio. Ricreare i registri sanitari di un paziente perché un medico non sa che la storia medica può richiedere ore di tempo da un medico o da un infermiere e non riflette bene sull'attività o sulla pratica.
Perdere pazienti e clienti a causa di un misfiling o di un errore dei dipendenti è una realtà, soprattutto ora nell'età in cui le recensioni online influenzano il successo di un'azienda. Un sistema di gestione dei file può non solo risparmiare tempo e denaro, ma anche la reputazione di un'azienda.
